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Quais documentos devo enviar para o meu contador


Toda empresa possui documentos de seus fatos patrimoniais e é fato de que toda a empresa precisa de um contador! Esse profissional cumpre uma função muito importante na regularidade das empresas com as informações disponíveis!
A maior parte das informações que o governo recebe de seu negócio, é transmitido pelo Escritório Contábil. Você imagina o que acontece quando é enviado uma informação errada para o Governo? Fiscalização e penalidades.
Isso acaba sendo pior em tempos atuais com SPEDs, cruzamentos e mais obrigações inteligentes sendo criadas pelo Fisco. Por isso é tão importante entregar boas informações para o seu escritório.
Se entrarem boas informações as chances de que a saída seja boa é maior.
Todos os documentos a serem enviados, tiveram ou terão algum impacto financeiro e patrimonial na empresa. Sejam eles comprovantes de gastos e receitas, contratos futuros, empréstimos, processos judiciais, notas fiscais, extratos bancários ou a posição de duplicatas descontadas.
Para facilitar, vamos separar em alguns grupos.

Movimento Trabalhista
Neste grupo, são importantes todos os documentos que tenham como base a relação de trabalho, assalariado ou não na empresa.
Guias de Impostos ou Contribuições: INSS, FGTS, Contribuição Sindical, outras Contribuições Sindicais;
Recibos de pagamento: Salários, Pró-Labore, Férias, Vale Transporte (compra e entrega) e Atestados Médicos de Funcionários;
Movimentos e recibos de autônomos e Cooperados;
Esses documentos vão suportar o processamento da folha e serão escriturados na contabilidade. Poderão servir também para a análise das obrigações acessórias.

Movimento Fiscal
Esse é um dos mais importantes, pois existem impostos que são pagos logo nos primeiros dias do mês. Aqui é necessária alguma atenção dada à importância das obrigações tributárias. Isso, porque, em algumas ocasiões a empresa se torna responsável pela obrigação tributária. Assim como são os casos de retenção de impostos e de substituição tributária.

Saiba o que levantar no movimento fiscal:
Todas as notas fiscais: De entrada e saída, de serviços prestados e tomados, conhecimentos de transporte e compra de bens;
Notas Fiscais de concessionárias como de Telefonia e de Energia Elétrica;
Arquivos Eletrônicos: como arquivo na Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais;
Comprovantes de pagamentos dos impostos: como a DAS, DARF’s, GARE’s e GNRE’s;
A análise de retenções é primordial para que a empresa não tenha prejuízo. Por isso é tão importante ter as informações quase que imediatas;
Um exemplo disso é o CPOM em São Paulo e outros Municípios. Mesmo que o serviço não seja objeto de retenção, se o prestador não tiver o cadastro no município, será obrigatória a retenção;
Outro exemplo são os impostos não cumulativos. Se não houver notas de entrada, prejudicará o cálculo e emissão correta da guia a pagar.

Movimento Contábil
No movimento contábil temos todos os outros documentos financeiros. Eles não podem estar ligados a parte fiscal ou trabalhista.
São eles:
Extratos: Bancários, de Aplicações, Cartões de Crédito, Posição de Empréstimos e Desconto de Duplicatas;
Recibos e Contratos: de Locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;
Comprovantes diversos: de despesas e de receitas;
Arquivos eletrônicos: como extratos em ofx e controle de caixa.
No movimento contábil, temos o controle de caixa, por mais simples que ele seja, é super importante entregá-lo nos documentos mensais.

Controle de Estoque
Por último é importante mencionar o controle de Estoque da empresa e o Livro Inventário ao final do período. Essas duas informações são essenciais para a apuração do Custo da Mercadoria Vendida que influencia diretamente os demonstrativos financeiros.
Além disso, o Livro Inventário é uma obrigação legal da empresa, e que o contador tem pouca influência em sua preparação. Se você não tiver o controle de estoque e o Livro Inventário, conte ao seu contador e solicite orientações de como entregar as informações a ele.





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